Cek Sertifikat Tanah Online: kanal resmi BPN dan batasannya

Apa yang sebenarnya bisa dicek online

Sebelum membuka aplikasi apa pun, luruskan dulu satu hal. Ada dua hal berbeda yang sering dicampur orang saat bicara cek sertifikat tanah online:

• Melihat informasi bidang tanah lewat aplikasi resmi. Ini bisa kamu lakukan sendiri, gratis, dan cepat, tapi terbatas pada data yang aksesnya kamu punya.
• Pengecekan resmi sertifikat, yaitu pencocokan sertifikat dengan daftar-daftar di Kantor Pertanahan. Ini punya nama resmi, dasar hukum, tarif, dan hasil bertanda tangan elektronik. Inilah yang dipakai dalam transaksi.

Keduanya sama-sama "online", tapi kekuatannya berbeda jauh. Yang pertama indikatif. Yang kedua yang menentukan akta bisa dibuat atau tidak.

Nama resmi proses kedua adalah Layanan Pengecekan Sertipikat. Petunjuk Teknis Nomor 3/Juknis-HK.02/IV/2022 tentang Layanan Pengecekan Sertipikat dan Surat Keterangan Pendaftaran Tanah (SKPT) Secara Elektronik menyebut tujuannya: memeriksa kesesuaian sertifikat hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun dengan daftar-daftar yang ada di Kantor Pertanahan, yaitu memastikan kesesuaian data fisik dan data yuridis pada sertifikat dengan data yang ada pada pangkalan data.

Perhatikan kalimat itu. Yang dicek bukan "asli atau palsu" dalam arti meraba kertasnya, melainkan cocok atau tidak dengan catatan negara. Sertifikat bisa saja terlihat meyakinkan tapi datanya sudah tidak sesuai lagi dengan buku tanah, misalnya karena sudah dijaminkan, diblokir, atau disita. Latar belakang soal apa itu buku tanah dan surat ukur ada di panduan sertifikat tanah.

Sentuh Tanahku: kanal resmi untuk perorangan

Untuk pengguna perorangan, kanal resmi Kementerian ATR/BPN adalah aplikasi Sentuh Tanahku. Juknis Nomor 3 Tahun 2022 menyebutkan pembagiannya secara eksplisit: Aplikasi Mitra Kementerian untuk pengguna PPAT, badan hukum, dan instansi pemerintah, sedangkan Aplikasi Sentuh Tanahku untuk pengguna perorangan.

Laman resmi Sentuh Tanahku di situs ATR/BPN mencantumkan daftar fiturnya. Berikut fitur yang benar-benar tertulis di halaman itu, beserta keterangan resminya:

Aplikasinya tersedia di App Store dan Google Play lewat tautan resmi di laman tersebut. Kami sengaja tidak menuliskan urutan ketukan menu langkah demi langkah, karena tampilan aplikasi berubah dari waktu ke waktu dan kami hanya mengutip yang tertulis di kanal resmi. Panduan alur yang paling mutakhir selalu ada di dalam aplikasinya sendiri dan di menu Informasi Layanan.

Yang perlu digarisbawahi dari daftar itu

Baca ulang nama fiturnya. Tidak ada satu pun fitur bernama "cek keaslian sertifikat milik orang lain". Sertipikatku mengakses data sertifikat milikmu. Artinya, kalau kamu calon pembeli dan belum punya hak apa pun atas bidang tanah itu, kamu tidak bisa begitu saja menarik data sertifikat penjual dari aplikasi ini hanya berbekal nomor sertifikat.

Ini bukan kekurangan aplikasi, melainkan konsekuensi perlindungan data. Kalau siapa pun bisa menarik data pemegang hak cuma dengan mengetik nomor sertifikat, itu justru celah penyalahgunaan. Juknis Nomor 3 Tahun 2022 bahkan mewajibkan pengguna terdaftar mengamankan akun sistem elektroniknya, tidak berbagi kata sandi, dan menegaskan segala bentuk penyalahgunaan akun menjadi tanggung jawab pemilik akun.

Fitur Bagikan Akses Sertipikat: jalan resmi untuk calon pembeli

Lalu bagaimana calon pembeli bisa melihat data bidang tanah secara mandiri? Ada jalur resminya, dan kuncinya bukan di tangan pembeli, melainkan di tangan penjual.

Kementerian ATR/BPN menerbitkan keterangan resmi mengenai fitur berbagi akses sertipikat di aplikasi Sentuh Tanahku, yang ditujukan khusus untuk situasi ini. Menurut keterangan itu, penjual tidak perlu lagi memberikan salinan informasi sertifikat secara tertulis seperti fotokopi dokumen. Penjual membagikan akses sertifikat kepada calon pembeli lewat akun Sentuh Tanahku, dan pembeli dapat melihat informasi bidang tanah sesuai jangka waktu akses yang ditentukan penjual.

Alur resminya, sesuai keterangan Kementerian ATR/BPN:

1. Pemilik tanah lebih dulu memiliki akun di aplikasi Sentuh Tanahku dan melakukan verifikasi akun.
2. Pemilik mengakses menu Sertipikatku, lalu memilih sertifikat yang akan dibagikan.
3. Pemilik menekan fitur Bagikan Akses Sertipikat Ini, memasukkan username atau alamat email penerima, lalu menentukan durasi waktu akses yang diberikan.
4. Calon pembeli membuka menu Sertipikatku di akunnya, lalu memilih submenu Dibagikan. Sertifikat yang dibagikan pemilik akan tampil di sana.

Yang bisa dilihat calon pembeli lewat akses itu, menurut keterangan resmi tersebut: nama pemegang hak terakhir, luas tanah, lokasi, hingga riwayat catatan pendaftaran atas bidang tanah. Riwayat catatan pendaftaran inilah bagian paling berharga buat kamu, karena memuat informasi layanan pertanahan yang pernah dilakukan terhadap bidang tanah, contohnya pencatatan jual beli, hibah, waris, hak tanggungan, maupun blokir apabila terdapat pencatatan sengketa.

Perlu dicatat, keterangan ATR/BPN menyebut fitur ini memberi kemudahan khususnya bagi pemilik tanah yang telah bersertipikat. Kalau bidang tanah incaranmu masih memakai sertifikat analog dan belum tercatat di akun elektronik siapa pun, jalur ini kemungkinan besar belum tersedia. Latar belakang peralihan ke format digital dibahas terpisah di panduan sertifikat tanah elektronik.

Pengecekan resmi: kenapa harus lewat PPAT

Ini bagian yang paling sering dilewati orang, padahal paling menentukan. Pengecekan sertifikat untuk keperluan transaksi bukan sekadar formalitas notaris yang bisa kamu tawar supaya hemat. Itu kewajiban yang diperintahkan peraturan.

Pasal 97 ayat (1) Peraturan Menteri Negara Agraria/Kepala BPN Nomor 3 Tahun 1997 tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 24 Tahun 1997 berbunyi tegas: sebelum melaksanakan pembuatan akta mengenai pemindahan atau pembebanan hak atas tanah atau Hak Milik Atas Satuan Rumah Susun, PPAT wajib terlebih dahulu melakukan pemeriksaan pada Kantor Pertanahan mengenai kesesuaian sertifikat yang bersangkutan dengan daftar-daftar yang ada di Kantor Pertanahan setempat, dengan memperlihatkan sertifikat asli.

Dua frasa itu menjelaskan kenapa cek online tidak bisa menggantikannya. Pertama, pemeriksaan dilakukan pada Kantor Pertanahan, bukan pada aplikasi milik pihak mana pun. Kedua, sertifikat asli harus diperlihatkan. Foto sertifikat yang dikirim penjual lewat pesan instan tidak memenuhi syarat ini, dan justru foto semacam itulah bahan baku favorit pemalsuan.

Pasal 97 ayat (2) menambahkan bahwa pemeriksaan sertifikat dilakukan untuk setiap pembuatan akta oleh PPAT. Ada pengecualian terbatas untuk pemasaran hasil pengembangan oleh perusahaan real estat dan kawasan industri, yang cukup memeriksa sertifikat tanah induk satu kali, kecuali PPAT menganggap perlu pemeriksaan ulang.

Siapa boleh mengajukan lewat kanal mana

Juknis Nomor 3 Tahun 2022 memisahkan jalur pengajuan dengan jelas. Tabel berikut merangkum ketentuannya:

Baca perbedaannya baik-baik. Untuk Pengecekan Sertipikat, jalur elektronik lewat aplikasi dikhususkan bagi PPAT. Kalau kamu perorangan pemegang hak dan ingin mengajukan pengecekan, Juknis mengarahkanmu mengajukan permohonan secara langsung di Kantor Pertanahan setempat, bukan lewat aplikasi. Jadi untuk urusan ini, "online sepenuhnya" memang belum tersedia untuk publik umum.

SKPT punya cakupan pemohon yang lebih luas. Juknis mendefinisikan SKPT sebagai informasi tertulis yang memuat data fisik dan data yuridis mengenai sebidang tanah yang ada pada peta pendaftaran, daftar tanah, surat ukur, dan buku tanah, yang terbuka untuk umum. SKPT dapat diajukan dalam rangka sertifikat hilang untuk mendapatkan sertifikat pengganti, lelang, atau kegiatan lain yang membutuhkan informasi pertanahan.

Biaya resminya

Pengecekan bukan layanan gratis. Tarifnya adalah Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) yang diatur PP Nomor 128 Tahun 2015 tentang Jenis dan Tarif atas Jenis PNBP yang Berlaku pada Kementerian ATR/BPN. Pada lampirannya, huruf F tentang Pelayanan Informasi Data Tekstual/Grafikal, tercantum:

Jujur soal batas keandalan angka ini: itu tarif yang tertulis di PP 128/2015, dan tarif PNBP bisa direvisi. Konfirmasikan tarif yang berlaku saat kamu bertransaksi ke Kantor Pertanahan tempat tanah berada atau ke PPAT-mu. Untuk menyusun total dana yang harus siap di luar harga rumah, termasuk pajak dan biaya akta, pakai kalkulator biaya beli rumah. Rincian komponen balik nama dibahas di biaya balik nama sertifikat tanah.

Satu catatan waktu dari Juknis 3/2022 yang perlu kamu tahu kalau prosesnya lewat PPAT: setelah menerima surat perintah setor, pemohon wajib melakukan pembayaran lewat bank persepsi paling lambat 3 hari kalender sejak surat perintah setor diterbitkan. Kalau lewat, berkas permohonan dibatalkan otomatis oleh sistem dan permohonan harus diajukan ulang.

Batasan cek sertifikat tanah online

Ini inti artikelnya. Cek online punya batas yang nyata, dan mengetahuinya justru membuat kamu lebih aman daripada merasa sudah aman.

Beberapa batasan itu tertulis eksplisit di aturan, bukan tafsiran kami:

• Bukan syarat akta. Juknis 3/2022 menyatakan pengecekan yang diajukan pihak selain PPAT tidak dapat dijadikan syarat pembuatan akta pemindahan, peralihan, atau pembebanan hak.
• Tidak berlaku untuk hak yang sudah tidak hidup. Juknis yang sama menyebut Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik tidak dapat dilakukan terhadap hak atas tanah yang telah hapus, jangka waktunya sudah berakhir, dibatalkan, atau dilepaskan haknya.
• Bergantung pada validitas data. Juknis mewajibkan Kantor Pertanahan memvalidasi buku tanah, surat ukur, dan persil bidang tanah. Terhadap data yang belum valid, hasil layanan tidak akan diterbitkan sebelum validasi dilakukan. Artinya sebagian bidang tanah memang belum bisa dilayani secara elektronik.
• Ada jendela waktu. Format hasil Pengecekan Sertipikat dalam Juknis mencantumkan catatan bahwa apabila dalam waktu 7 hari kalender terdapat perubahan data, hal itu akan diinformasikan kepada pemohon. Hasil pengecekan adalah potret pada tanggal dan jam terbitnya, bukan jaminan selamanya.

Poin terakhir itu punya konsekuensi hukum yang keras. Pasal 104 ayat (2) PMNA 3/1997 mengatur, apabila sesudah dilakukan pengecekan sertifikat terjadi perubahan data pendaftaran tanah yang tercatat dalam buku tanah tetapi tidak tercatat di sertifikat, Kepala Kantor Pertanahan memberitahukan secara tertulis kepada pemohon bahwa permohonan pendaftaran peralihan haknya ditolak. Perubahan yang dimaksud pada ayat (3) berupa hapusnya hak atas tanah, adanya catatan tertentu yang belum dihapus, atau adanya perintah status quo maupun peletakan sita oleh Pengadilan.

Batasan serupa juga berlaku untuk urusan nilai. Data yang muncul di kanal pertanahan bukan taksiran harga pasar, dan NJOP punya kanal serta cara bacanya sendiri, yang kami bahas terpisah di panduan cek NJOP online.

Kalau data tidak cocok atau ada tanda bermasalah

Anggap pengecekan sudah jalan dan hasilnya tidak sesuai harapan. Aturan sudah menyiapkan jalurnya, dan kamu punya hak yang jelas.

Kalau hasil pengecekan berbeda dengan sertifikat

Juknis 3/2022 mengatur: apabila terdapat perbedaan data antara hasil Layanan Pengecekan Sertipikat Secara Elektronik dengan data pada sertifikat, pemohon dapat melakukan konfirmasi secara langsung ke Kantor Pertanahan setempat dengan membawa Bukti Pendaftaran, sertifikat asli, dan hasil layanan pengecekan. Juknis menambahkan, pemohon tidak dikenakan biaya kembali apabila konfirmasi dilakukan paling lambat 7 hari setelah hasil layanan diterbitkan. Jadi kalau ada kejanggalan, jangan menunda. Tenggatnya pendek.

Dua kemungkinan hasil kalau sertifikat tidak sesuai

Pasal 97 ayat (5) PMNA 3/1997 memisahkan dua skenario, dan bedanya besar:

1. Sertifikat bukan dokumen terbitan Kantor Pertanahan. Aturan memerintahkan agar pada sampul dan semua halaman sertifikat itu dibubuhkan cap atau tulisan berbunyi "Sertipikat ini tidak diterbitkan oleh Kantor Pertanahan ...", kemudian diparaf. Inilah cara pemalsuan ketahuan, dan cuma bisa terjadi kalau dokumen aslinya dibawa ke Kantor Pertanahan.
2. Sertifikat asli terbitan Kantor Pertanahan, tapi datanya sudah tidak sesuai. Bila data fisik atau data yuridis di dalamnya tidak sesuai lagi dengan buku tanah atau surat ukur, kepada PPAT yang bersangkutan diterbitkan Surat Keterangan Pendaftaran Tanah sesuai data yang tercatat di Kantor Pertanahan, dan pada sertifikat itu tidak dicantumkan tanda apa pun.

Skenario kedua yang paling licin. Sertifikatnya asli, capnya asli, kertasnya asli, tapi kenyataannya sudah berubah. Misalnya sudah dijaminkan ke bank, sudah diblokir, atau sudah beralih. Tidak ada tanda apa pun yang dibubuhkan pada sertifikat untuk kasus ini, jadi kamu tidak akan pernah tahu hanya dengan memelototi dokumennya.

Kalau pengecekan berjalan mulus

Sebagai pembanding, Pasal 97 ayat (3) mengatur bahwa apabila sertifikat sesuai dengan daftar-daftar di Kantor Pertanahan, Kepala Kantor Pertanahan atau pejabat yang ditunjuk membubuhkan cap atau tulisan "Telah diperiksa dan sesuai dengan daftar di Kantor Pertanahan" pada halaman perubahan sertifikat asli, kemudian diparaf dan diberi tanggal pengecekan. Pasal 97 ayat (7) menyatakan sertifikat dikembalikan kepada PPAT pada hari yang sama dengan hari pengecekan, sedangkan ayat (8) memberi batas penerbitan SKPT selambat-lambatnya 7 hari kerja terhitung dari hari pengecekan.

Karena itu, mintalah bukti pengecekan itu ke PPAT-mu. Kamu berhak melihatnya sebelum menandatangani apa pun, termasuk sebelum meneken akta jual beli.

Tanda sertifikat yang layak kamu curigai

• Penjual hanya mau mengirim foto atau fotokopi dan selalu punya alasan untuk tidak menunjukkan aslinya.
• Penjual menolak pengecekan lewat PPAT, atau mendesak transaksi diselesaikan tanpa akta yang benar demi "hemat biaya".
• Nama di sertifikat bukan nama penjual dan tidak ada rantai dokumen yang menjelaskan peralihannya.
• Riwayat catatan pendaftaran menunjukkan adanya hak tanggungan yang masih hidup atau blokir, sementara penjual mengaku sertifikatnya bersih.
• Harga jauh di bawah wajar disertai tekanan agar kamu segera menyetor tanda jadi. Buat kalibrasi jenis hak dan implikasinya, baca SHM adalah.

Soal pemalsuan, aturannya tidak main-main. Format hasil Pengecekan Sertipikat dalam Juknis 3/2022 mencantumkan peringatan bahwa pemalsuan surat atau manipulasi informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dapat dikenakan Pasal 263 KUHP dengan ancaman pidana paling lama 6 tahun penjara, serta Pasal 35 dan Pasal 51 ayat (1) UU ITE dengan ancaman paling lama 12 tahun penjara dan denda paling banyak Rp 12 miliar.

Checklist sebelum kamu menyetor uang

Urutan yang masuk akal, dari yang paling murah ke yang paling menentukan:

1. Minta penjual membagikan akses sertifikat lewat fitur Bagikan Akses Sertipikat di Sentuh Tanahku, kalau sertifikatnya sudah elektronik. Gratis, cepat, dan langsung memperlihatkan nama pemegang hak terakhir, luas, lokasi, serta riwayat catatan pendaftaran.
2. Baca riwayat catatan pendaftarannya, bukan cuma nama dan luasnya. Cari jejak hak tanggungan, blokir, atau catatan sengketa.
3. Cocokkan luas dan lokasi dengan kondisi lapangan dan dokumen yang diberikan penjual. Selisih luas adalah tanda tanya, bukan detail kecil.
4. Jangan setor tanda jadi sebelum langkah berikutnya jalan. Ini titik paling sering orang kehilangan uang.
5. Tunjuk PPAT dan minta dia melakukan pengecekan sertifikat ke Kantor Pertanahan dengan memperlihatkan sertifikat asli, sesuai Pasal 97 PMNA 3/1997. Pastikan sertifikat asli benar-benar ada dan dibawa.
6. Minta lihat hasil pengecekannya, baik berupa cap dan paraf pada halaman perubahan sertifikat maupun dokumen hasil layanan elektronik yang ditandatangani secara elektronik oleh pejabat berwenang.
7. Kalau ada perbedaan data, konfirmasi ke Kantor Pertanahan paling lambat 7 hari setelah hasil layanan terbit, sambil membawa Bukti Pendaftaran, sertifikat asli, dan hasil layanan.
8. Jaga jarak waktu antara pengecekan dan akta sependek mungkin. Data bisa berubah, dan perubahan setelah pengecekan bisa membuat pendaftaran peralihan hakmu ditolak menurut Pasal 104 PMNA 3/1997.

Kalau ada satu kalimat yang layak kamu bawa dari halaman ini: cek online itu alat penyaring, bukan alat pembuktian. Ia bagus untuk menggugurkan kandidat bermasalah lebih awal tanpa biaya. Tapi yang menahan uangmu tetap satu hal, yaitu pengecekan resmi ke Kantor Pertanahan lewat PPAT, dengan sertifikat asli di atas meja.